La réclamation qui vous coûte le double

Un client appelle six mois après un chantier et affirme que la prise que vous avez installée n'a jamais bien fonctionné. Sans relevés, vous ne pouvez pas déterminer s'il s'agit d'un cas de garantie, d'un nouveau problème, ou d'une usure normale, et vous finissez par offrir le service gratuitement pour maintenir la paix avec le client.

Chaque réclamation floue vous coûte soit du temps de travail non payé, soit une relation client. Aucune des deux n'est acceptable quand une documentation claire aurait pu résoudre l'affaire en quelques secondes.

Les contrats définissent la véritable portée du service

Une garantie n'est juridiquement solide que si elle est écrite, incluant portée, durée et exclusions. En enregistrant les conditions du contrat pour chaque projet, vous pouvez vérifier immédiatement si une réclamation est dans ou hors de la période de garantie.

Il ne s'agit pas d'éviter les responsabilités. Il s'agit de savoir exactement quels services vous devez, pour les honorer avec professionnalisme et sans hésitation.

Enregistrez chaque visite, pas seulement celles facturées

Même une brève visite de garantie non facturée nécessite une preuve. Si vous l'enregistrez comme tâche ou entrée chronologique du client, la prochaine réclamation aura un historique complet : ce qui a été vérifié, quand et par qui.

Cet historique vous protège autant vous que le client. En cas de désaccord, le relevé parle de lui-même.