Die Reklamation, die Sie doppelt kostet

Ein Kunde meldet sich sechs Monate nach einem Auftrag und behauptet, die von Ihnen installierte Steckdose habe nie richtig funktioniert. Ohne Aufzeichnungen können Sie nicht nachvollziehen, ob es sich um einen Gewährleistungsfall, ein neues Problem oder altersbedingten Verschleiß handelt – am Ende erbringen Sie die Leistung kostenlos, um den Kundenfrieden zu wahren.

Jede unklare Reklamation kostet Sie entweder unbezahlte Arbeitszeit oder eine Kundenbeziehung. Beides ist inakzeptabel, wenn eine saubere Dokumentation den Sachverhalt in Sekundenschnelle hätte klären können.

Verträge definieren den tatsächlichen Leistungsumfang

Eine Gewährleistung ist nur rechtssicher, wenn sie schriftlich festgehalten ist – einschließlich Umfang, Dauer und Ausschlüssen. Durch die Hinterlegung der Vertragsbedingungen bei jedem Projekt können Sie sofort prüfen, ob eine Reklamation innerhalb oder außerhalb der Gewährleistungsfrist liegt.

Dabei geht es nicht darum, Verantwortung abzuwälzen. Es geht darum, exakt zu wissen, welche Leistungen Sie schulden, um diese professionell und ohne Raten zu erfüllen.

Protokollieren Sie jeden Einsatz, nicht nur die abgerechneten

Auch ein kurzer, nicht berechneter Gewährleistungsbesuch erfordert einen Nachweis. Wenn Sie diesen als Aufgabe oder chronologischen Eintrag beim Kunden protokollieren, verfügt die nächste Reklamation über eine lückenlose Historie – was geprüft wurde, wann und von wem.

Diese Historie schützt Sie in gleichem Maße wie den Kunden. Bei Unstimmigkeiten spricht das Protokoll für sich.